Van stil staan, zoeken en te laat zijn naar een optimale flow!
Een razendsnelle groei van 100 hectare naar meer dan 160(!) hectare kassenbouw (engineering, productie en bouw wereldwijd) had ook flinke consequenties voor de complexe logistieke stromen van KUBO. Een samenvatting van de uitdaging: van 4-6 vrachtwagens naar 10-12 vrachtwagens per dag laden en lossen, minder zoeken, kortere transportlijnen, minder heen en weer verplaatsen, en klaar voor verdere groei. Oh ja, verhuis alles ook maar even naar een nieuwe hal. Belangrijke randvoorwaarde: zelfde hoeveelheid mensen. Resultaat: doorslaand succes én hele blije en trotse medewerkers! Maar hoe dan..?
HET MOET GAAN “FLOW-EN”!
In de oude situatie werd het probleem eigenlijk gekenmerkt door kreten als “we hebben mensen te kort”, “we redden het niet” en “we zijn te laat”. Het was duidelijk dat er iets drastisch moest veranderen om de snelle groei van KUBO op logistiek gebied bij te kunnen benen. Maar natuurlijk niet door meer van hetzelfde te doen. KUBO wil op alle vlakken naar minimaal een 8+, dus ook voor processen en resultaat van Logistiek. Het doel werd al snel om Logistiek zodanig te verbeteren dat niet alleen de productiviteit 2,5 keer hoger zou worden, maar het werk ook minder belastend zou worden en er veel meer rust en regelmaat zou ontstaan. Kortom, eruit die ‘Lean verspillingen’, het moet gaan ‘flow-en’! En natuurlijk met veiligheid (en het voortdurend verbeteren daarvan) als uitgangspunt.
DE GROEP IN 2 DAGEN TOTAAL VERANDERD
KUBO begint inmiddels behoorlijk ervaren te worden in het succesvol verbeteren van hun processen. Door de medewerkers uit het proces intensief te betrekken en samen ‘goed spel te spelen’ gaat het bereiken van échte doorbraak-verbeteringen op het gebied van productiviteit prima samen met blije en trotse medewerkers. En zo ging het dus ook weer bij Logistiek. Begonnen werd met een Lean awareness bedrijfssimulatiespel, niet alleen om de basisprincipes van Lean verbeteren te ervaren, maar ook om het proces in de groep om te draaien in de richting van samenwerken, elkaar aanvullen, op elkaar bouwen, en samen goed organiseren. Het lukte heel goed om het begrip flow te introduceren en voortdurend in termen van flow te denken. Er is eerst écht goed verbinding binnen het team gezocht op het gebied van de why van de noodzakelijke verbeteringen bij Logistiek en de gedachte erachter. Daarna heeft pas de juiste afkadering van de how en de verdere invulling van de what plaatsgevonden. Ron Arensman, de operations directeur zegt het heel mooi: “Communiceren begint met goed luisteren! En deze groep kon dat in het begin helemaal niet. In het spel was het binnen 5 minuten een complete warboel van meningen en ieder z’n eigen logica. Door te leren naar elkaar te luisteren en vragen te stellen, is de groep in 2 dagen totaal veranderd. En het is ongelofelijk om te zien waar de groep nu zelf toe in staat is.”
SUPER-STRAKKE VERHUIZING
Uiteindelijk heeft het logistieke team dus helemaal zélf de lay-out van de nieuwe hal bepaald, de verbeterde werkwijzes vastgesteld, en ook nog eens een super-strakke verhuizing naar de nieuwe hal georganiseerd, gepland en uitgevoerd. En dat was een behoorlijke operatie met 113 ritten van de oude naar de nieuw locatie, berekende takttijden en vastgestelde laad- en losploegen. In 2x 2 dagen werd 95% van al het materiaal omgezet door heel strak vast te houden aan het eigen plan. En ondertussen een top-sfeer; natuurlijk samen starten met koffie en afstemming, maar ook aan het einde van de dag samen eten, evalueren en lol hebben.
VAN STUREND NAAR COACHEND
Waar zaten nou de grote ‘menselijke’ uitdagingen? Het bleek echt wel lastig te zijn om anders te leren kijken naar ingesleten werkwijzes. Een mooi voorbeeld daarvan was het gebruik van de laad-/loskuil in de oude situatie. In eerste instantie leek het bijna onoverkomelijk om zonder zo’n kuil efficiënt te kunnen werken, maar met de juiste begeleiding bleek het mogelijk om ‘om te denken’ naar nieuwe (en betere!) oplossingen in een nieuwe situatie. Nu zijn we zover dat iedereen het erover eens is: “nooit meer terug naar de kuil!” Kunnen luisteren, samenvatten, vragen stellen, duidelijk aangeven wat nu eigenlijk het probleem is, en dan alles met de juiste begeleiding en ondersteuning, was een doorslaggevende hefboom onder het proces. Verder werd het hele proces zodanig ingericht dat de werkvloer op begeleide wijze helemaal zélf verantwoordelijkheid kon en mocht nemen voor het eigen proces. Zo werd de aanwezige kennis en ervaring optimaal benut, en had de eindoplossing optimaal draagvlak en eigenaarschap. Dat betekende natuurlijk ook wel wat voor het MT. Richting en kaders geven, maar de werkvloer de ruimte geven en maximaal faciliteren bij het bedenken van het ‘hoe’. Daarmee moest vanuit de leiding een slag worden gemaakt van sturend, naar meer begeleidend, toetsend en coachend.
MEGA-TROTS!
Iedereen had al meteen het gevoel dat het wel goed zat met ‘Kubo Logistics 2.0’. Maar natuurlijk moest er toch nog wel even goed geëvalueerd worden. Na ‘Plan en Do’ volgt namelijk altijd ‘Check en Act’. En bovendien kan het altijd beter. De evaluatie leverde een aantal verwachtte inzichten op: een super proces met betrokkenheid van iedereen heeft geleid tot een nieuwe logistieke locatie waarin geen enkele desinvestering heeft plaatsgevonden. De productiviteit is nu al top; effectiviteit, efficiency en professionaliteit zijn zeer sterk toegenomen. Op het vlak van ICT, communicatiemiddelen en floor management bleek nog wel één en ander te winnen, dus daar wordt nu weer flink op ingezet. ‘Continu verbeteren’ heet niet voor niks continu verbeteren. Maar de échte doorbraak zit ‘m op proces- en menselijk vlak.
Laten we als afsluiting Ron nog even aan het woord laten: “De groep zelf is misschien nog wel mooier dan ons schitterende nieuwe logistiek centrum. We zijn als bedrijf ‘rijker’ geworden door de ontwikkeling van deze mensen en de verbeteringen die ze gerealiseerd hebben. Ikzelf heb ook een andere kijk gekregen op hoe je iets kunt bereiken met een groep medewerkers. Ik ben écht mega-trots op deze groep!” Laten we daar maar niks meer aan toevoegen..