In de landerijen van Asten-Heusden vond onlangs de 13e editie van Misty Fields plaats. Dit kleinschalige ‘ontdekfestival’ waar ik me zo’n 10 jaar geleden als vrijwilliger aanmeldde, is sindsdien erg veranderd. De essentie van het festival komt daardoor steeds beter uit de verf. Minder poespas, betere organisatie en meer waarde voor de ‘klant’. Terwijl een aantal jaren geleden de organisatie zich afvroeg of er nog wel muziek in het festival zat. Mooie leerzame parallellen met een succesvol Lean verbetertraject.
Zit er nog wel muziek in?
Een aantal jaren geleden hadden we een regenachtige eerste week van september die zich direct doorvertaalde in de omzet: veel regen, weinig bezoekers, weinig verkochte liters bier. Slecht nieuws voor een festival, zeker omdat ook de kosten sterk opgelopen waren de jaren ervoor. De organisatie bevond zich op een ‘punt van herbezinning’. Deze periode bleek later een basis voor steeds succesvollere edities van Misty Fields. En succesvoller is niet alleen ‘meer omzet’. Als vrijwilligers hebben we het vooral over de positieve reacties van de bezoekers, de tevreden artiesten, hoe relaxt het werk was en hoe soepel de organisatie. Dit kenmerkt precies de kern van de kentering.
Het ontdekfestival dat zichtzelf opnieuw ontdekt
In de onzekere periode bespraken we met het kernteam, in een aantal sessies, de unieke waarde van Misty Fields. Waar komen de bezoekers voor? Wat maakt dat we ons als vrijwilligers willen inzetten? Hoe onderscheiden we ons van andere festivals? In Lean termen: wat is nu werkelijk “waarde” voor de klant? Dit resulteerde in minder overbodige extra’s, zoals een té grote geluidsinstallatie op een groot en ongezellig podium. We bouwden zelf een buitenpodium in ons Misty Fields bos. Artiesten vinden het geweldig en wij ook. We besparen een flinke smak geld, het is uniek en passend in de omgeving. Zo zijn veel unieke kernpunten van het festival eens goed onder de loep genomen en is er met meer creativiteit meer bespaard én meer unieke waarde gecreëerd.
Bezoekersstroom, vrijwilligersstroom en artiestenstroom
Daarnaast hebben we onze basisprocessen/ hoofdstromen in kaart gebracht. Hiermee verschoof de aandacht van functioneel denken (ik deel polsbandjes uit, jij tapt bier, de sjouwers sjouwen en geluidstechnici draaien aan knoppen) naar denken in samenwerken in de richting van het gewenste resultaat. De drie hoofdstromen die we hebben onderscheiden zijn de bezoekersstroom, de vrijwilligersstroom en de artiestenstroom. Wat zijn opeenvolgende stappen waarlangs deze ‘klanten’ zich bewegen en wat moet iedere stap opleveren? Daar waar stromen beginnen, eindigen of elkaar raken, zijn sleutelfiguren ingezet die met elkaar communiceren.
Verbinden in plaats van aansturen
Mijn rol, als één van de sleutelfiguren, is die van backstagecoördinator. Voorheen noemde we dit met een veel te duur woord nog ‘backstage-manager’. De term coördinator past veel beter omdat deze de juiste mensen met elkaar verbindt, en niet als een manager aanstuurt. De vrijwilligers die backstage helpen, weten wat het doel is: tevreden, gewaardeerde en gemotiveerde artiesten en mede-vrijwilligers, die hun energie gebruiken om bezoekers te vermaken en niet kunnen wachten om volgend jaar weer van de partij te zijn. Met een aantal simpele, lean-waardige ingrepen zijn issues als slechte afstemmingen en slecht vindbare voorzieningen weggenomen. Bijvoorbeeld bordjes die artiesten wijzen waar ze zich kunnen melden, waar welke voorzieningen zijn en een whiteboard waarop iedereen kan zien welke artiest gearriveerd is, hoe laat deze naar het podium moet voor opbouw en of ze in het Nederlands of Engels ontvangen worden. Visueel, simpel en effectief!
Rockhelden en 5S een goede combi?
In de backstage ’lounge’ hebben we ook een kwaliteitsslag gemaakt en serveren we goed, vers gekookt eten met keuze uit vlees, vis en vegan maaltijden. Voorheen was de backstage ruimte deels horeca, deels ‘productie’ en was niemand echt verantwoordelijk voor de orde en netheid. Nu is die scheiding er niet meer en helpen we elkaar om de ruimte netjes te houden en de mensen (collega’s en gasten) in die ruimte van dienst te zijn. Omgeving stuurt gedrag weten we vanuit de 5S gedachte en dat blijkt waarheid. Mooi om te zien hoe zelfs de stereotype, goed beschonken, vol getatoeëerde, langharige, grofgebekte rockheld na het eten keurig zijn servies wegzet bij het bordje “Dirty dishes”.
Tevreden bezoekers en trotse vrijwilligers
Dit jaar prijkten we op de voorpagina van het Eindhovens Dagblad: “Alles is hier goed geregeld. Je vindt makkelijk overal de weg en de vrijwilligers weten ook hoe een koe een haas vangt.” Artiesten vertellen ons dat ze Misty Fields veel leuker en beter geregeld vonden dan dat andere grote festival en besluiten een dag langer te blijven. Bandleden die ons opzoeken om nog persoonlijk te bedanken voor de goede zorgen. En vrijwilligers die genieten van hoe soepel het allemaal verloopt. Alles onder controle, een oase van rust, dat voelt als succes! En ja, de omzet is ook dik in orde. Een volle camping en voor het eerst in 13 jaar verkoopt het festival op de zondag uit. Ondergetekende Triodin verbetercoach kijkt met een grote glimlach (en gloeiende High Five handpalm) terug op een succesvolle 13e editie van ons grootse kleine festival.
Marc Gerrits