De meerwaarde van RPA

Robotic Process Automation bij een woningcorporatie

Het afgelopen jaar heeft Triodin binnen Woonbron onder andere ondersteuning geboden bij een continu verbetertraject van het Crediteurenproces. Niet alleen heeft Woonbron de primaire processen onder de loep genomen (zie ons nieuwsartikel van juni 2020), maar ook een aantal ondersteunende processen zijn multidisciplinair geanalyseerd en geoptimaliseerd.

We willen jullie deze keer meenemen in de bijdrage van ‘RPA’ in dit traject. RPA staat voor Robotic Process Automation en maakt het mogelijk om (delen van) repeterende administratieve handelingen te automatiseren. Voordeel hiervan is dat medewerkers ontlast worden van deze handelingen, de foutkans in processtappen verkleind wordt en medewerkers zich meer kunnen richten op de échte klantwaarde.

Valkuil
Gemakkelijk gezegd en inspirerend niet waar? Er schuilt echter een valkuil in het te snel inzetten van RPA. Dat is namelijk dat verspillingen in het proces mee geautomatiseerd worden. In die valkuil wilde we binnen Woonbron niet trappen, waardoor het verbetertraject startte met een probleemdefinitie en een waardestroomanalyse. Hieruit kwam o.a. naar voren dat er in het proces nog veel handmatige werkzaamheden werden gedaan, er sprake was van versnippering als gevolg van processtappen op diverse afdelingen en diverse controles. Niet alleen ging het over interne optimalisering, maar tevens werd vanuit professioneel opdrachtgeverschap nagedacht over hoe snel en foutloos de facturen van leveranciers betaald kunnen worden.

Future state
Sommige verbeteracties waren te mooi om te laten liggen. Zo werd afgesproken dat een overbodige controle uit het proces werd geschrapt. Met de kennis van het verbeterpotentieel en de mogelijkheid van RPA werd vervolgens een future state (beoogde doeltoestand) bepaald. Werkafspraken over hoe het proces in de toekomst zou moeten werken, inclusief RPA.

Merlien
Woonbron heeft vervolgens geïnvesteerd in het uitbreiden van RPA-kennis binnen de eigen organisatie. RPA werd vervolgens op twee plekken ingezet. De betalingen worden klaargezet en gecontroleerd door een robot. Daarnaast heeft Woonbron de robot ‘Merlien’. Merlien gaat zo’n 40.000 facturen verwerken op jaarbasis. Leuke aan de robot is dat het werk eerst over twee afdelingen was verdeeld, maar door Merlien is het proces geheel verschoven naar de financiële administratie.  Merlien sorteert digitale facturen, structureert informatie en plaats deze in het ERP-systeem. In sommige gevallen wordt zelfs de order opgehaald en door middel van notities worden medewerkers op de hoogte gehouden over hoe ver een factuur is in de verwerking. Een mooi voorbeeld van samenwerking!

Process mining
In het kader van datagedreven werken wordt naast RPA ook process mining steeds vaker een onderdeel van de dienstverlening van Triodin, in samenwerking met gespecialiseerde partners. Process mining is een techniek om het verloop van bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te analyseren met behulp van een daarvoor ontwikkeld programma. Hierdoor kunnen processen efficiënter worden ingericht, beslissingen sneller en accurater genomen en toekomstige ontwikkelingen kunnen worden voorspeld.

Geïnteresseerd of meer weten? Neem dan even contact met ons op!